こんにちわ、しょーいです（@showilog）
会社にてExcelとスプレッドシートを両方使いながら、常にどっちを使うべきか考えています。
仕事をしていく上でExcelとGoogleスプレッドシートは必要不可欠なソフトウェアです。どちらも表計算ソフトなのですが、この二つの違いは何なのでしょうか？
今回は２つのソフトの主な違いと、どのような場面でどちらを使うべきかを解説していきます。
ただ、両方に共通することは
・関数を使いこなさないと真価を発揮しない
・データ管理の概念を理解しないと有用なデータは作成できない
ということがあります。それだけは念頭において使いましょう。
Excelとは
Excelとはマイクロソフトが提供しているオフィスソフトの一つです。パソコンにインストールしなければ使用することができません。新しいパソコンを購入する時に、初めからExcelやWordなどのオフィスソフトが入っているものを購入する人も多いです。
PC買う時にやたら安い価格になっているのは「Officeが入ってないから」というパターンがけっこうあります。Officeは価格も高いですが、PC作業するならほぼ必須なソフトですね。
Googleスプレッドシートとは
GoogleスプレッドシートとはGoogleが提供するWebアプリケーションです。インターネットブラウザ上で動作するため、新たにソフトを購入及びインストールする必要はありません。
スプレッドシートの一番の特徴はgoogleアカウントがあれば「無料で使える」ということです。
実際小さな会社や個人事業主の方なんかはExcelではなくスプレッドシートを使う方もいらっしゃいますからね。
Excelを使うべき場面
Excelはパソコン上で処理するため、インターネットを繋いでなくても編集することができます。そのためソフトをインストールしたパソコンがあれば、場所を問わず仕事をすることが可能です。
また、Excelは有料ソフトであるだけにスプレッドシートよりも機能面に優れています。フォント数や罫線の種類もスプレッドシートより多く、レイアウトにこだわりたいならExcelに軍配が上がるでしょう。
更にExcelには参考書などの書籍が数多く販売されています。操作方法がわからない初心者が表計算ソフトに手を出すなら、Excelの方が指導もスキルの習得もしやすいということになります。
※無料で使えるExcelオンラインというのもありますが、処理が重いので個人的には使いません。
Googleスプレッドシートを使うべき場面
Googleスプレッドシートの利点は、データの共有が容易であることです。リンクを取得、添付するだけで誰でも簡単にデータへアクセスが可能となります。
また、Excelファイルとの互換性もあるため、Excelで作ったデータをスプレッドシートにアップロードすることもできます。ただし100％の互換性があるわけではないため、表示や処理に多少の違いが出る可能性に注意が必要です。
更に特徴的なのは、複数人が一つのファイルを同時に編集することが可能という点です。つまり会社やグループなど、多くの人がそのデータを取り扱う場合にはスプレッドシートが最適と言えるでしょう。
特徴のまとめ
ここまでExcelとGoogleスプレッドシートの違いについて解説してきました。
Excelの特徴
マイクロソフトのサービス
有料だが使いやすい
動きもスムーズで高機能
PCに保存されるので、保存場所にアクセスできないと見れない
属人化しやすい
VBAで自動操作
スプレッドシートの特徴
Googleのサービス
ブラウザ上で利用
Web上処理なので少し重く感じる
クラウドデータなのでPCが無くても見れる
オープンデータなので共有が楽
GASで自動操作
個人的所感
２つのアプリの差を簡単に並べるとこんな感じです。
個人的にはスプレッドシートのQuery関数とarrayformula関数が好きですね。
この２つを知ったときはExcelになんで無いんだ・・！！と思いました。
しかしExcelにもpower queryという機能もあって非常に使いやすいと思います。
どっちが優れているというわけではありません。
双方それぞれ優れています
Excelもスプレッドシートも、使い方をマスターしましょう。
そしてその上で使い分けをすることをおすすめします。
Excelとスプレッドシートの使い分け
Excelを使う場面
・データが膨大
・定期的に利用するデータ
スプレッドシートを使う場面
・比較的データ量がすくない
・多人数が都度確認するようなデータ
といいった使い分けがいいと思います。
GASとVBAという自動操作をできる方法もありますので、それもおすすめです。
（学習はちょっと大変かもしれません）
両方を使いこなして、データ管理を楽にしましょう！！
