こんにちは、しょーい(@showilog）です。
ちょっと前に話題になっていた、「業務でのマクロ利用・作成禁止」の話をしようと思います。
世の中にはそんな非効率な企業ってあるんですね。
仕事を効率化しようとしているのに、それを禁止するなんて。禁止の理由が属人化というのなら業務フローに問題があるのでは？
と、そんなことを言っていたら話が長くなってしまいますのでこのへんで本題に。
禁止している理由はさまざまあれど、マクロを使って仕事を効率化しないなんてもったいなさすぎる。
なので、もし私がそんな会社にいたら、どんなアクションをするのか、という話です。
ちなみに大前提として「そんな会社はさっさと転職するべき」と思っています。
そうはいってもなかなかすぐには転職もできない・・・けどマクロも使いたい・・・という人もいると思います。今回はそう言った方向けのちょっとしたコラムのようなものです。
マクロ禁止なのに使っていたことがバレたら、社内ルール違反で罰則とかあるんでしょうかね・・・？
※本記事内の「マクロについては」VBAを使うことを前提として記載しております。
このページは
・仕事でマクロの利用を禁止された時の対策と抜け道
を紹介します。
会社でマクロを禁止されていた時の対策
結論から言うと
「自分の業務範囲内で管理できるもののみマクロを組む。」
これですね。
ただ、これをするには下記の条件があると思っています。
- 自分の業務フローをしっかりと把握して説明することができる
- マクロがなくなった状態でも業務をこなすことができる
自分だけが処理していればいいですが、ほかの人への引継ぎ等が発生した時に説明できないのはNG。
マクロを組もうと考えている段階で業務の流れは整理されていると思うので、ほぼ問題はないと思います。
もちろん上司や同僚、会社の人間にマクロを利用して仕事を回していることを話すのもＮＧです。
自分の腕の中だけで終わらせる処理のみ、マクロを使いましょう。
これが一番平和で自分が楽になります。ほかの人の処理まで考え出すと沼にはまるのでお勧めできません。
具体例
私はメインで事務処理をすることが多いので、マクロの利用度は非常に高いです。
各種書類の一括作成マクロ・会社別の資料一括印刷マクロ・一斉送信マクロ。
細かいところでいえば、ワンボタンでのPDF保存マクロなんかもあったりします。
これら全て、誰に言われずとも独学で習得して、自分が楽になるためだけにマクロで処理しています。
マクロを利用しているとは誰にも言っていません。きっと説明しても理解してもらえません。
自分のPC内で終わる処理であれば、責任は自分で持てると思います。仮にマクロでミスがあってもカバーが聞きます。
なので、自分の業務内であればいくらでも効率化しちゃおうよ、というのが私の意見ですね。
共有ファイルでマクロを利用したい時
共有ファイルにマクロを入れても、正しく使わないとエラーがでるので危険です。
なにより会社のルールで禁止されているのに、共有ファイルにマクロ入れたらアウトですよね。
やり方としては「出力するためのデータを作成するマクロファイルを別途作成しておく」のがいいと思います。
別のエクセルに、必要なデータをコピペ。マクロで処理をして元のファイルに貼り付ける。
地味ですが無難な方法です。
つぶやき
こっから先は私の仕事に対する考え方みたいなものなので、興味ある人以外はスルーで大丈夫です。
大前提として【仕事】とは
まずもって仕事というのは、利益をもたらすもの。
そのために必要な処理を行うことです。
そこには複雑な処理が幾重にも重なって、いろんな人間とのキャッチボールが発生すると思います。
この中で、マクロを使うというのは業務の「スピード」を向上させ、「正確」に処理してくれる非常に強い味方なのです。
利益を正確に素早く発生させられるのなら、素敵だと思いませんか？
【目的】と【手段】
目的は「利益を発生させること」ですよね。
そのために「メール」「電話」「計算」「受発注」など、さまざまな処理があります。
この中ではスマートに効率化できるものもあればできないものもあります。
SaaS等のサービスを導入しないとどうにもできないものも。
エクセルを使う業務の【目的】
ですが、「計算」なんて一番簡単にスマートにできますよね。
エクセルの目的は「欲しい数値を出す」ことです。計算表ですから。
そしてマクロは「決められたルール内で計算を瞬時に行う」ことができます。
目的のために、マクロであらかじめ処理を用意しておけば、日々のルーティンワークも速攻終わります。
人が処理するか、マクロが自動で計算するか。どの手段を選ぶか、ってだけですよね。
マクロ・VBAは【手段】
マクロは業務を素早く正確に行うためにはほぼ必須の手段です。
人力では限界がありますし、ミスも発生します。
マクロであれば、決められたルール通りに行えばミスは発生しません。
マクロを禁止している理由は
- 業務の属人化を防ぐため
- マクロの処理が何をしているかわからないから
ここらへんだと思います。
属人化については、ほかの人もわかっている内容をスピーディーに処理するためにマクロを使えば問題はなしです。結果だけ出力すればいいんですから。
自分の業務フローをきれいに処理するだけであれば、マクロもシンプルに作れますもんね。
結論
マクロ禁止に特別でまっとうな理由があればいいのです。
しかし大半の会社が「マクロを理解せず、学びもせず、よくないといわれているから禁止した」って感じの理由だと思います。
いろいろ書いてきましたが、私が言いたいのは１つです。
「マクロの利用も禁止されている会社なんてさっさと転職するに限る」です。
会社のためではなく、「自分のスキルアップの為」にマクロを利用して業務改善を行う。
その結果を実績として、転職の面談の時に武器として使うんです。
これ以上わかりやすい実績は存在しません。
営業の人と違って実績などが数字に残りづらいバックオフィスは、こうやって自分のアピールポイントを積むべきだと思います。
特に若い人であれば、今より良い会社なんて山のようにあるはずです。
会社選びに失敗して損するより、自分を評価してくれる会社を選んだほうが損しません。
すぐに転職せずとも、エージェントに相談するだけで今の自分に足りないものも見えてきたりするので。若い方は【20代転職の窓口】などで面談をオススメします。
なによりタダですからね。
