社内で半年もしないうちにエクセルマスターになったしょーいです。
最近は「歩くエクセル」と呼ばれています（いじめか？）
さて、皆さんはエクセルを使いこなしているでしょうか？
大学時代にちょっと触ったことある、くらいが一番多いと思います。
そのまま社会人になったら当たり前に使えないといけない雰囲気になってて驚きません？エクセルの勉強なんてしたことないのに。
そんなビジネスマンやビジネスマン候補の人達に、エクセルの技を知ってほしいと思って今回記事を書くことにしました。
今回の記事をお届けする人達はこんな方々です。
エクセルのスキルを上げたい！
人向け！！！
もうちょっと効率的に仕事したい
今のうちにエクセルのこと勉強したい
エクセル「これだけ知ってれば大丈夫」
エクセルの歴史とか小難しい話をしようと思ったけどやめました。そんなこと知ってても仕事は早くなりません。
一番最初に伝えたいことはいっぱいありますが、簡単にすると
- エクセルは表計算ソフト
- 関数は使わないと覚えない
- 困ったら詳しい人に聞く
- １つのエクセルを1時間以上いじるのは無駄
これだけわかってくれれば大丈夫です。
かなり極端な説明なので、１つずつ説明していきます。興味がある部分だけ見ていってくれればOKです
途中、守るべきルールも記載しておきますね。
エクセルは計算ソフトです
たまにエクセルをワードみたいに使う方がいます。言語道断です。そんなの包丁で大根おろし作るようなもんです。
エクセルはセル（マス目のこと）同士で計算をするのが主な使い方です。
好きなサイズにセルをいじれるので、文章作成してる人がいますが、それはワードでやってください。使い方間違ってます。
エクセル内に入力される内容は３つだけです
意味わからないと思います。大丈夫しっかり簡単に説明します。
エクセルに入力されるデータ内容は
- 文字
- 数字
- 日付
だけです。この内容でしか入力されません。何を記入しても、エクセル側はこのデータのどれかだと判別します。
この3種類のデータを【適切】に扱うだけで、エクセルの数字管理は楽勝です。
１つのセル内に別のデータ内容を打ち込まない
セル内に文字と日付を混ぜるだけで、後々の処理が超面倒です。
最終的なデータにまとめる以外は、混ぜるの禁止です。
文字データについて
文字はそのままです。英語でも日本語でも文字データです。
フォントやサイズの見た目は変えられますが、それ以外は基本変わりません。
ただ、英語の場合は半角と全角を別のものとして判別するので、そこだけ注意が必要です。
数字データについて
エクセルで一番使われるのが数字データです。そのため一番処理や加工ができます。
基本は半角数字。
3桁ごとにカンマが入っていても大丈夫です
ただ、自動でカンマ入れてくれる機能もありますので、わざわざ手打ちする必要ありません
それ以外にも、記号つけたりマイナス値には色が変わったり
自動で色々処理してくれます。
設定でいじりましょう
日付データについて
「2020/5/6」とか「12/24」とか
どう見ても日付けだなっていう文字列は、エクセル側も日付データとして認識してくれます
その際に「シリアル値」として認識されます。
※細かくは下で
最初は通常の文字列とは違うんだなぁくらいの認識で大丈夫です
ちょっとしたメモ～シリアル値～
エクセルいじってるときに、たまに5桁の変な数字に出くわしませんか？
41310とか。わけわかんないですよね。あれはシリアル値という、パソコンが日付を理解するための数字です。
簡単に言えば1900年の１月1日を「１」として、そこからの日付をカウントしている数字です。
つまり41310は1900/1/1から41310日過ぎた日にちってことですね。
日付のデータは全てシリアル値になります。
シリアル値を打ち込んで、表示方法を変換すれば日付として表示されます。
日付に変換できなければ、シリアル値じゃなくてただの数字ってことになりますね。
エクセルの関数はとりあえず使ってみる
関数の組み合わせでできること無限大
後で書きますが、エクセルの一番の強みは関数を使って自動的に計算してもらうことです。
手打ちで一個ずつ数字打ち込んでる人いますが、一番無駄です。
機械に仕事を依頼するのが手っ取り早いのですから、お願いしましょう。
その方法が関数を入力して計算してもらうことです。
解らなかったら詳しい人に聞くのが一番
エクセルに限った話では無いですが、詳しい人に聞くのは問題をすぐに解決できるのでおすすめです
ただ、片っ端から「教えてー」と聞きまくるのは迷惑行為なので辞めましょう
聞く前の準備として
・ググる
・今困っていること、求めている結果、やろうとしていることを明確にする
・解決策を教わったら、次回から自分でもできるようにすること
上記3点を念頭に置きましょう
私だったらこの3点を注意してくれるだけで、教えたくなります
逆を言えば、これのどれもしない人は「残念な人」として接してしまうかもですね
1時間以上エクセル触ってるのは愚か
ひとつのエクセルでずーっと作業しているひとをよく見かけます
セル１つずつに数字を入力・コピペ・サイズの調整等
目的にもよりますが、基本的に無駄が多いです！！
資料作成等でしたら仕方有りませんが、データの集計だけだったらそこまでする必要ありません
一番最初に
このエクセルで何をしたいかを明確にしましょう
それが決まらないのに手探りで作ってたら、扱いづらいデータにしかなりません
全体の設計図を考える
↓
欲しい機能を考える
↓
入力・表示・出力という流れを考える
これだけでかなりスッキリするはずです
データを入力して
エクセルの関数で数字をまとめる
それを見やすく表示させる
必要あればPDF化・印刷をする
この一連を考えながらエクセルを操作してみてください
かなりわかりやすいデータが作成できます
マクロ作成はすごい！
エクセルの作業時間を短縮させる方法にVBAマクロという選択肢があります
わかりやすく言えば、エクセルに指示を出して自動で処理してもらうことです
専門の知識が必要ですが、覚えたらかなり便利です！
興味ある人は勉強してみましょう。
完全に理解しなくても大丈夫です。web上に便利コードがたくさんアップされてるのでコピペだけでも使えます
（私も一部コピペだけで使えるコードあげてますので、つかってみてください）
一度つかったらその威力に驚くはずです
結論
色々書いてきましたが、エクセルを操作している時間が長いともったいないです
そこを解決するために
・関数
・最初の考え方
・マクロ作成
という考え方がある、と思っていただければ大丈夫です
特に毎日エクセル触っているひとは、少し勉強しただけでもかなりの時短結果を出すことが出来ます
個人的にはこちらの本を読むだけでも充分効果が得られると思います
だらだらと残業しても仕方有りません
時間は自分で作り出しましょう！そのための先行投資としての勉強です
見返りはかなり大きなものになるはずですよ
