エクセルとは段違い！googleスプレッドシートのオススメ使い方！

こんにちは。しょーい(@showilog)です。

今回は「google版エクセル」と思われているスプレッドシートのお話です。
私も使うまでは「WEBで使えるエクセルかな」って思っていました。
しかし使えば使うほど実感しました。

スプレッドシート、超便利！！！

さすがはgoogleが手掛けているだけあります。今回はそんなスプレッドシートの便利で素晴らしい機能のお話をさせていただきます。

スプレッドシートの魅力を120%引き出す使い方

こちらの記事でも説明していますが、スプレッドシートとエクセルにはそれぞれ長所短所があります。

【Excel豆知識】Excelとスプレッドシートの違いと使い分け

ですが、結局似たりよったり・・・結局どっちがオススメ？という風に思っていらっしゃる方もいると思います。
そんな方のために、私オススメの使い方をご紹介させていただきます！！

Googleフォーム×スプレッドシートで使う

スプレッドシートと同じくらいに使いやすくてオススメのサービスがあります。
それが「Googleフォーム」です。

どんな機能かというと、入力フォームが自分で簡単に作れます。
もっと噛み砕いて言えば、アンケート用のwebページが特別な知識がなくても作れる、って感じでしょうか。

何より！スプレッドシートと同じように、無料で使うことができます。
webフォームを簡単につくれるサービスは色々ありますが、無料で作れるんですから使わない手はありません。

そして、一番の便利ポイントはgoogleフォームで入力してもらったデータは、そのままスプレッドシートに自動的に溜まっていきます。

つまり！スプレッドシート上でそのまま集計したりできるんです。

googleフォームとスプレッドシートの連携が非常に簡単なので、ちょっと使えばすぐに理解できます。
このシームレスな連携がgoogleサービスの魅力と強みなのです。

googleフォームで集計したデータを、スプレッドシート上で集計。
そのまま自動的にGASを使ってデータを送信する、なんてことも可能です。
※実際私が業務で行っています。

Googleドライブ×スプレッドシートで使う

今や当たり前になったクラウドサービスですが、googleドライブもその一つです。
無料で作成できるGメールアカウントに対し、15Gまで無料で使えます。
写真や動画などをアップしたらすぐになくなってしまいますが、スプレッドシートなどのデータでしたらかなりの数が保存できますので問題ないと思います。

スプレッドシート上から、googleドライブのデータも呼び出すことが可能なのです！
エクセルでもweb上のデータを呼び出すことはできますが、ちょっと設定が手間なんですよね。
スプレッドシートならURLを貼り付けるだけでOKな場面もあるので、気楽です。

大量のデータをまとめるのにスプレッドシートを使う

エクセルに無くて、スプレッドシートにある関数に「query（クエリ）」というものがあります。
この関数はデータベースをいじった事ある人ならなんとなく想像できるかとおもいます。

使い方としては「スプレッドシート内のデータを、データベース形式で操作できる」という内容です。
いまいちピンとこない方がほとんどだと思います。（私も最初はよくわかってなかったです）

エクセルで例えると
・Aファイル　Bファイル　Cファイル　が別々で保存されている。
このファイルに保存されている内容を、関数一つで１つのシートにまとめることができるのです！
エクセルですとパワークエリという機能を使えばいいのですが、個人的にはイマイチです。
※元データが編集中だと引っ張ってこれなかったり、更新が重かったりする印象。

クエリ関数１つだけで、元データを編集しながら１つのデータにまとめられるんです！

この関数を知ったとき、便利すぎる！！！とめちゃくちゃ感動しました。

GAS×スプレッドシートで使う

スプレッドシートの最大の武器はこのGAS（Google Apps Script)にあると私は思っています。
エクセルにはVBAで操作できるように、スプレッドシートはGASで操作ができます。

ですが、VBAに無くてGASにある最大の強みが「トリガー」という、GASを自動で起動してくれる機能です。
例えば「毎朝10時頃にGASを起動」とか、「googleフォーム入力されたら起動」とか。
GASの起動条件を色々きめられるんです。　
これによって、ほぼ自動的にGASが動いてくれるのです。

私はこのGASで今の仕事のスピード感が100倍くらいになったと実感しております。
※実際人力での無駄な仕事をGASで回しています。

トリガー以外にも、googleドライブのデータをいじったり、Gmailと連結したり。かなり幅広い操作ができます。

マイクロソフトのWindowsをVBAで動かせるように、GoogleサービスはGASで自由に動かせるのです。
VBAとGASをマスターすれば、業務効率改善なんて余裕！と私は思っています。
※もちろんそれ以外の知識や考え方は必要です。