こんにちは。しょーい(@showilog)です。
今回は「google版エクセル」と思われているスプレッドシートのお話です。
私も使うまでは「WEBで使えるエクセルかな」って思っていました。
しかし使えば使うほど実感しました。
スプレッドシート、超便利!!!
さすがはgoogleが手掛けているだけあります。今回はそんなスプレッドシートの便利で素晴らしい機能のお話をさせていただきます。
スプレッドシートの魅力を120%引き出す使い方
こちらの記事でも説明していますが、スプレッドシートとエクセルにはそれぞれ長所短所があります。
ですが、結局似たりよったり・・・結局どっちがオススメ?という風に思っていらっしゃる方もいると思います。
そんな方のために、私オススメの使い方をご紹介させていただきます!!
Googleフォーム×スプレッドシートで使う
スプレッドシートと同じくらいに使いやすくてオススメのサービスがあります。
それが「Googleフォーム」です。
どんな機能かというと、入力フォームが自分で簡単に作れます。
もっと噛み砕いて言えば、アンケート用のwebページが特別な知識がなくても作れる、って感じでしょうか。
何より!スプレッドシートと同じように、無料で使うことができます。
webフォームを簡単につくれるサービスは色々ありますが、無料で作れるんですから使わない手はありません。
そして、一番の便利ポイントはgoogleフォームで入力してもらったデータは、そのままスプレッドシートに自動的に溜まっていきます。
つまり!スプレッドシート上でそのまま集計したりできるんです。
googleフォームとスプレッドシートの連携が非常に簡単なので、ちょっと使えばすぐに理解できます。
このシームレスな連携がgoogleサービスの魅力と強みなのです。
googleフォームで集計したデータを、スプレッドシート上で集計。
そのまま自動的にGASを使ってデータを送信する、なんてことも可能です。
※実際私が業務で行っています。
Googleドライブ×スプレッドシートで使う
今や当たり前になったクラウドサービスですが、googleドライブもその一つです。
無料で作成できるGメールアカウントに対し、15Gまで無料で使えます。
写真や動画などをアップしたらすぐになくなってしまいますが、スプレッドシートなどのデータでしたらかなりの数が保存できますので問題ないと思います。
スプレッドシート上から、googleドライブのデータも呼び出すことが可能なのです!
エクセルでもweb上のデータを呼び出すことはできますが、ちょっと設定が手間なんですよね。
スプレッドシートならURLを貼り付けるだけでOKな場面もあるので、気楽です。
大量のデータをまとめるのにスプレッドシートを使う
エクセルに無くて、スプレッドシートにある関数に「query(クエリ)」というものがあります。
この関数はデータベースをいじった事ある人ならなんとなく想像できるかとおもいます。
使い方としては「スプレッドシート内のデータを、データベース形式で操作できる」という内容です。
いまいちピンとこない方がほとんどだと思います。(私も最初はよくわかってなかったです)
エクセルで例えると
・Aファイル Bファイル Cファイル が別々で保存されている。
このファイルに保存されている内容を、関数一つで1つのシートにまとめることができるのです!
エクセルですとパワークエリという機能を使えばいいのですが、個人的にはイマイチです。
※元データが編集中だと引っ張ってこれなかったり、更新が重かったりする印象。
クエリ関数1つだけで、元データを編集しながら1つのデータにまとめられるんです!
この関数を知ったとき、便利すぎる!!!とめちゃくちゃ感動しました。
GAS×スプレッドシートで使う
スプレッドシートの最大の武器はこのGAS(Google Apps Script)にあると私は思っています。
エクセルにはVBAで操作できるように、スプレッドシートはGASで操作ができます。
ですが、VBAに無くてGASにある最大の強みが「トリガー」という、GASを自動で起動してくれる機能です。
例えば「毎朝10時頃にGASを起動」とか、「googleフォーム入力されたら起動」とか。
GASの起動条件を色々きめられるんです。
これによって、ほぼ自動的にGASが動いてくれるのです。
私はこのGASで今の仕事のスピード感が100倍くらいになったと実感しております。
※実際人力での無駄な仕事をGASで回しています。
トリガー以外にも、googleドライブのデータをいじったり、Gmailと連結したり。かなり幅広い操作ができます。
マイクロソフトのWindowsをVBAで動かせるように、GoogleサービスはGASで自由に動かせるのです。
VBAとGASをマスターすれば、業務効率改善なんて余裕!と私は思っています。
※もちろんそれ以外の知識や考え方は必要です。
Googleサービスは強い
これだけ色々な事ができるのに、Googleサービスは基本無料で使えます。
それだけGoogleが世界に強い発信力を持っていることになりますので、これをうまく使わない手はないと思っています。
なんとなくよくわからなかったから、という理由だけで敬遠しているのは超もったいないです!
ぜひ、このGoogleサービスに触れてみてください!